Η ανάλυση ρόλου είναι η βάση για όλο το εγχείρημα μας. Δίχως αυτό ξεκινάμε στα τυφλά.

Είναι μία διαδικασία όπου συναντιόμαστε με τον/την επιχειρηματία ή μάνατζερ και μάς δίνει απαντήσεις σε έναν αριθμό ερωτήσεων σχετικά με το υποψήφιο άτομο και το ρόλο. Η χρονική διάρκεια αυτής της διαδικασίας είναι περίπου από 2 – 5 ώρες μαζί με την Ανάλυση Προσωπικότητας Εργαζομένου που θα αναφέρουμε παρακάτω. Όταν τελειώσει αυτή η διαδικασία ο/η επιχειρηματίας θα έχει κατανοήσει πολλά περισσότερα για το ρόλο αυτό. Η γνώμη μας είναι ότι οι επιχειρήσεις είναι οι άνθρωποι της και όχι οι τοίχοι ή τα μηχανήματα. Αυτή η διαδικασία έχει τα εξής οφέλη:

• Βοηθάει εμάς να καταλάβουμε τι ζητάει ο/η επιχειρηματίας εις βάθος σχετικά με το ρόλο.
• Βοηθάει τον/την επιχειρηματία/επιχείρηση να κατανοήσει καλύτερα τι ζητάει γενικότερα γιατί στα αλήθεια λίγοι έως ελάχιστοι γνωρίζουν. Αν δεν πραγματοποιηθεί αυτή τη διαδικασία. κανείς δεν είναι σε θέση να γνωρίζει εξ ολοκλήρου τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης. Είναι μία τεχνική που κάνουν δεκαετίες στο εξωτερικό και τώρα σιγά σιγά και στην Ελλάδα.
• Τέλος μάς βοηθάει να καταλάβουμε την κουλτούρα της επιχείρησης. Κατά τη γνώμη μας το πιο σημαντικό κομμάτι σε μια επιχείρηση. Ακόμη κι αν βρούμε τον καλύτερο εργαζόμενο ενδέχεται να μην ταιριάζει με την κουλτούρα της επιχείρησης. Ενδέχεται να βρούμε έναν μέτριο εργαζόμενο αλλά να ταιριάζει με την κουλτούρα της επιχείρησης-επιχειρηματία. 

Είχαμε την τύχη να εκπαιδευτούμε σύμφωνα με τον επιστημονικό κλάδο της Ψυχολογίας, στο καλύτερο, δηλαδή στο πιο έγκυρο και πιο αξιόπιστο Τεστ Προσωπικότητας που υπάρχει εκεί έξω. Ένα εργαλείο για πολλές χρήσεις και μία από αυτές είναι η Αξιολόγηση Ανθρώπινου Δυναμικού. Οι επιστήμονες που το έφτιαξαν έχοντας κάνει μελέτη πάνω από 30 χρόνια σε αυτό το ψυχομετρικό εργαλείο, δημιούργησαν κι ένα άλλο εργαλείο που λέγεται Εργασιακό Προφίλ Προσωπικότητας (Job Profiler). Είναι ένα εργαλείο που το φέραμε από την Αμερική και από όσο γνωρίζουμε είμαστε οι μοναδικοί που το διαθέτουμε στην Ελλάδα. Είναι ένα σύντομο ερωτηματολόγιο που απαντάει ο/η επιχειρηματίας με τη βοήθειά μας, με σκοπό να σκιαγραφήσουμε το ψυχολογικό προφίλ του εργαζόμενου που ψάχνουμε. Κι αυτό είναι που κάνει τη διαφορά, την τεράστια διαφορά. Μάς δίνει τη δυνατότητα, μέσα σε ένα ρεαλιστικό πλαίσιο να αντλήσουμε πληροφορίες για ένα άτομο πριν το προσλάβουμε. Μάς δίνει ένα πολύ σημαντικό πλεονέκτημα. Το συγκεκριμένο Τεστ Προσωπικότητας δύναται να δώσει πληροφορίες για 30 χαρακτηριστικά. Μερικά από αυτά είναι: Ευσυνειδησία, Αυτεπάρκεια, Οργανωτικότητα, Διαχείριση άγχους, Υπευθυνότητα, κ.α.

Τα δύο παραπάνω βήματα καταλήγουν στην Περιγραφή Ρόλου. Δηλαδή, στην Αγγελία που θα βάλουμε σε διάφορα μέσα για να προσελκύσουμε τους κατάλληλους και πιο επαρκείς υποψήφιους. Δευτερεύον σκοπός μας είναι να αποτρέψουμε τον κάθε ένα που θα κάνει αίτηση ενώ στην πραγματικότητα δεν πληροί τα κριτήρια που έχουμε θέσει.

Θέλουμε να γοητεύσουμε και να «τρομάξουμε» ταυτόχρονα. Να γοητεύσουμε τους καλούς και να «τρομάξουμε» τους ανεπαρκείς.

Όταν τελειώνουμε με την Ανάλυση Ρόλου, τη μελετάμε πολύ προσεκτικά και καταλήγουμε στα αντικειμενικά κριτήρια που ζητάει ο/η επιχειρηματίας/επιχείρηση. Με βάση αυτά τα κριτήρια δημιουργούμε ερωτήσεις που θα χρησιμοποιήσουμε στην πορεία, τόσο κατά τη διαδικασία της αίτησης που κάνουν οι υποψήφιοι όσο και μετά στις συνεντεύξεις. Όταν ένα άτομο κάνει αίτηση, ουσιαστικά περνάει από μία σύντομη συνέντευξη μέσω των ερωτήσεων που έχουμε δημιουργήσει αρχικά. Κάθε βήμα του εργαζόμενου, από την πρώτη κιόλας επαφή μαζί μας, αποτελεί δεδομένο, αποτελεί πληροφορία για την προσωπικότητά του και τον χαρακτήρα του. Ούτως ή άλλως, αν κάτι μπορούμε να αξιολογήσουμε σε ένα άτομο είναι η προσωπικότητά του διότι η πραγματική του αξιολόγηση γίνεται επί το έργον.

• Πρέπει να πούμε δύο λόγια για την αγγελία. Η αγγελία που βάζουμε έχει πολλά οφέλη για την επιχείρηση. Λειτουργεί ως ένα πολυεπίπεδο εργαλείο Μάρκετινγκ. Τόσο προς το ευρύ κοινό, όσο και προς τους υποψήφιους πελάτες αλλά και ανταγωνιστές. Με λίγα λόγια δείχνει μία επαγγελματική εξωστρέφεια.
• Διαφημίζει την επιχείρηση στο ευρύ κοινό. Αυτό που ονομάζουμε Brand Awareness.
• Τονώνει το πρεστίζ της επιχείρησης με τον τρόπο που είναι δημοσιευμένη η αγγελία. Αυτό συμβαίνει γιατί μέσα από την αγγελία λέμε μία ιστορία, την ιστορία της επιχείρησης σας. Γνωρίζουμε ότι στην ιστορία της ανθρωπότητας, μέσα στις ιστορίες εντυπώνονται έννοιες, σύμβολα, αρχέτυπα, συστήματα, κ.α.
• Δημιουργεί μία επαγγελματική εικόνα για τον τρόπο λειτουργίας της. Ο τρόπος που γράφεται η αγγελία δείχνει τη σοβαρότητα και τον επαγγελματισμό σας. Στον αναγνώστη δίνει την αίσθηση ότι η συγκεκριμένη επιχείρηση ξέρει τι θέλει.

Η διαδικασία συλλογής δεδομένων έχει ξεκινήσει από το προηγούμενο βήμα. Εδώ καταχωρούνται και αναλύονται όλα τα δεδομένα που έχουμε συλλέξει, αλλά κι αυτά που συλλέγουμε στην πορεία. Σε αυτό το σημείο κάνουμε τη διαλογή ανάλογα με τα κριτήρια που έχουμε θέσει. Αυτό που κάνουμε στην πραγματικότητα είναι να συλλέξουμε όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα μπορούμε από τον κάθε ένα/μία υποψήφιο/α που έχει κάνει μία καλή αίτηση. Αφού γίνει μία πρώτη διαλογή επιλέγουμε ποιους θα αναλύσουμε περαιτέρω. Αυτούς που αξίζουν τούς ζητάμε να κάνουμε μία διαδικτυακή συνάντηση και κλείνουμε ραντεβού μαζί τους. Η τελική επιλογή θα γίνει πάντα από το σύνολο (pool) των ατόμων που προσελκύσαμε. Για αυτό το λόγο όλα τα βήματα παίζουν ρόλο ώστε να προσελκύσουμε όσο το δυνατόν περισσότερα άτομα. Αν μάς κάνουν αίτηση 10 άτομα, θα ασχοληθούμε με αυτούς. Η πρόσληψη είναι μία πολυπαραγοντική διαδικασία διότι πολλές παράμετροι παίζουν ρόλο. Ένα σημαντικό κομμάτι αφορά το ποια είναι η επιχείρηση που αναζητά προσωπικό, τι προσφέρει σε υλικά αγαθά (μισθό, παροχές, κτλ) αλλά και σε μη υλικά αγαθά (κύρος αν εργάζεται κανείς σε αυτή την επιχείρηση, αυτονομία, εμπιστοσύνη, εσωτερικός ψυχολόγος/σύμβουλος για θέματα επαγγελματικής βελτίωσης και ανάπτυξης, ποιότητα ζωής, κ.α.).

Η διαδικασία των συνεντεύξεων έχει ξεκινήσει από τη στιγμή που έχουμε στα χέρια μας την Ανάλυση Ρόλου. Οι συνεντεύξεις γίνονται με την τεχνική της ημι-δομημένης συνέντευξης, δηλαδή έχουμε δημιουργήσει ερωτήσεις σύμφωνα με τα κριτήρια που αναζητά η επιχείρηση αλλά χρησιμοποιούμε κι άλλες ψυχολογικές ερωτήσεις για να κατανοήσουμε καλύτερα την προσωπικότητα του ατόμου. Μία συνέντευξη έχει διάρκεια από 15 λεπτά αν ο ρόλος είναι πολύ απλός μέχρι 60 λεπτά αν ο ρόλος είναι σύνθετος. Οι συνεντεύξεις έχουν τρεις (3) δομικές λειτουργίες:

1. Να λάβουμε περαιτέρω πληροφορίες για τον/την υποψήφιο/α.

2. Να τον/την αξιολογήσουμε ως προς την αμεσότητα, την επικοινωνία και την αντίληψη.

3. Να δημιουργήσουμε σχέση μαζί του/της.

Τα άτομα που πληρούν τις προδιαγραφές που έχουμε θέσει, δηλαδή που πληρούν τα κριτήρια και έχουν αξιολογηθεί θετικά από εμάς, τούς ενημερώνουμε ότι τούς περνάμε στην επόμενη φάση της διαδικασίας η οποία περιλαμβάνει την απάντηση στο Τεστ Προσωπικότητας που αναφέραμε παραπάνω. Αυτό που θέλουμε είναι να βρούμε άτομα που, όχι μόνο είναι επαρκείς, αλλά και να ταιριάζουν και με την επιχείρηση. Συνεχίζοντας, τούς αναφέρουμε, ότι με αυτό τον τρόπο θα βρεθούν σε ένα εργασιακό περιβάλλον που θα τους ταιριάζει. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγουν να εγκλωβιστούν σε ένα εργασιακό περιβάλλον που δεν τούς ταιριάζει. Ομοίως και ο εργοδότης δεν θα προσλάβει κάποιον που δεν θα ταιριάζει με την κουλτούρα της επιχείρησης. Όλα αυτά γίνονται γιατί γνωρίζουμε από τις έρευνες στην Εργασιακή και Οργανωσιακή Ψυχολογία ότι η προσωπικότητα συσχετίζεται με εργασιακή επίδοση.

Έχοντας πλέον όλα αυτά τα δεδομένα καταγεγραμμένα, κάνουμε την τελική διαλογή με βάση:

• Α) τα κριτήρια που έχουν θεσπιστεί,
• Β) τη συμπεριφορά του υποψήφιου σε όλη τη διαδικασία, καθώς και
• Γ) τα αποτελέσματα από το ψυχολογικό του προφίλ.

Τέλος, η οριστική επιλογή είναι του επιχειρηματία ή του υπευθύνου για τις προσλήψεις.